Cómo planificar un SaaS a medida y estimar costes

Planificar un SaaS a medida es decidir, antes de escribir código, qué es un cliente dentro de la plataforma, cuánto se separan sus datos de los de los demás, cómo paga y quién mantiene todo funcionando. El coste se estima después, función a función y por fases, y siempre tiene dos partes: lo que cuesta construirlo y lo que cuesta tenerlo en marcha cada mes. No damos horquillas de precio, porque sin un alcance escrito una cifra no sirve para decidir nada.

En qué se diferencia un SaaS de un programa a medida

Un programa a medida para tu empresa tiene un solo cliente: tu empresa. Un SaaS (software como servicio) lo usan muchas empresas o personas a la vez, cada una con sus usuarios y sus datos, y todas pagan una cuota. Esa diferencia añade piezas que un programa interno no necesita:

• Un alta de clientes que funcione sin que nadie de tu equipo intervenga.
• Permisos en dos niveles: qué cliente ve qué datos y, dentro de cada cliente, qué puede hacer cada usuario.
• Cobros recurrentes, con planes, cambios de plan, impagos y bajas.
• Un panel para ti, desde el que ves los clientes, el uso y las incidencias.
• Correos automáticos: bienvenida, recuperación de contraseña, avisos de cobro.

Nadie pagará tu SaaS por ninguna de estas piezas, pero todas cuestan horas. Un presupuesto que solo cuenta las funciones visibles se queda corto desde el primer día.

Cinco decisiones que van antes de cualquier estimación

Qué es un cliente dentro de la plataforma

En la arquitectura de un SaaS, a cada cliente se le llama inquilino. La guía de Microsoft sobre soluciones multiinquilino distingue dos casos. Si vendes a empresas, lo normal es que cada empresa sea un inquilino con varios usuarios. Si vendes a particulares, la frontera se difumina: una familia, un club o un grupo de amigos pueden necesitar compartir datos. De esta decisión dependen la base de datos, los permisos y la forma de cobrar, así que se toma antes de dibujar la primera pantalla.

Cuánto se separan los datos de cada cliente

Las opciones van de compartirlo todo a no compartir nada. En un extremo, todos los clientes usan la misma aplicación y la misma base de datos, y es el código el que garantiza que nadie ve lo que no es suyo. En el otro, cada cliente tiene su propia instalación. La misma guía de Microsoft resume el precio del aislamiento total: si un inquilino necesita una infraestructura con un coste, es probable que cien inquilinos necesiten cien veces ese coste. La opción compartida sale más barata de mantener, pero obliga a probar a conciencia que los datos de un cliente nunca aparecen en las respuestas a otro.

Hay términos medios. Un SaaS puede empezar con todo compartido y reservar una instalación aparte para los clientes que la exigen, por normativa o por volumen, y que pagan por ella.

Cómo te van a pagar

Cada regla del modelo de precios es código: los límites de cada plan, qué pasa cuando un cliente cambia de plan a mitad de mes, el periodo de prueba, el cobro que falla, la baja y la factura. Para lanzar no hacen falta cinco planes. Con uno o dos, y una pasarela de pagos que ya resuelva las suscripciones, se sale antes y se aprende qué están dispuestos a pagar tus clientes.

Qué datos de personas vas a guardar

Si tus clientes van a meter en tu SaaS datos de sus propios clientes, empleados o pacientes, tú tratas esos datos por cuenta de ellos. El RGPD llama a esa figura encargado del tratamiento, y su artículo 28 obliga a tu cliente a elegir solo encargados que ofrezcan garantías suficientes y a regular la relación con un contrato. Ese contrato te lo van a pedir, y tu plataforma tiene que poder cumplirlo: aplicar medidas de seguridad, controlar quién accede y, cuando un cliente se va, devolverle sus datos o borrarlos, como exige el mismo artículo. Diseñarlo al principio cuesta poco. Añadirlo con clientes dentro cuesta bastante más.

Quién la mantiene funcionando

Un SaaS no se entrega y se olvida. Alguien vigila que esté en línea, aplica las actualizaciones de seguridad, revisa las copias y responde a tus clientes cuando algo falla. Decide desde el principio si ese trabajo lo hace tu equipo, el estudio que lo construye o los dos, porque cambia el gasto de cada mes.

Cómo estimamos lo que cuesta construirlo

La primera estimación de un proyecto de software es la menos fiable. Lo describe el cono de incertidumbre, un concepto que desarrolló Barry Boehm y al que puso nombre Steve McConnell: en la fase de idea, el esfuerzo real puede acabar entre la cuarta parte y el cuádruple de lo estimado, y el margen se estrecha a medida que se toman decisiones. Por eso no damos un número cerrado sobre una idea.

Lo que hacemos es esto:

1. Partimos el producto en funciones pequeñas que se puedan contar en una frase: «un usuario invita a un compañero a su cuenta», «el cliente descarga sus facturas».
2. Estimamos cada función con un rango, el caso favorable y el desfavorable, en lugar de una sola cifra.
3. Sumamos el trabajo que no se ve en las pantallas: el panel de administración, los correos, las pruebas, la puesta en producción y los textos legales.
4. Separamos lo que entra en la primera versión de lo que puede esperar.

Sale un documento de alcance con un rango por fase. Ese rango se estrecha cuando están cerradas las cinco decisiones de arriba, y por eso la fase de definición es la primera que se presupuesta.

Lo que cuesta cada mes

El presupuesto de desarrollo termina cuando el SaaS sale. El gasto no. Estos son los costes recurrentes que hay que prever desde el principio:

Conviene saber desde el primer mes lo que cuesta servir a cada cliente; la guía de Microsoft lo plantea como una decisión de diseño. Si no sabes cuánto te cuesta un cliente, no sabes si el precio de tu plan lo cubre.

Un plan por fases que se puede presupuestar

Planteamos un SaaS en tres fases, cada una con su presupuesto y con un punto en el que decides si sigues:

1. La definición: qué es un cliente, qué entra en la primera versión, cómo se separan los datos y cómo se cobra. Termina con el documento de alcance y su rango de coste.
2. La primera versión con clientes reales: pocos, que usan el producto de verdad y te dicen qué falta.
3. La ampliación: lo que el uso ha demostrado que hace falta, que rara vez coincide con lo que se imaginó al principio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta desarrollar un SaaS a medida?

Depende de las funciones, del grado de aislamiento entre clientes y de las integraciones con otros programas. Una fase de definición corta te da un rango que se sostiene, y con él puedes decidir si el proyecto compensa.

¿Es mejor una base de datos por cliente?

Solo si tus clientes lo exigen, por normativa o por contrato, o si vas a tener pocos clientes y grandes. Para muchos clientes pequeños, una base compartida con la separación bien resuelta en el código es más barata de mantener.

¿Puedo convertir en SaaS un programa que ya uso en mi empresa?

Se puede, pero pasar de un cliente a muchos obliga a revisar cada consulta a la base de datos y cada permiso. Si piensas venderlo a otras empresas, conviene diseñar el inquilino desde el principio, aunque al empezar solo lo uses tú.

El siguiente paso

Si tienes la idea de un SaaS y quieres saber qué decisiones pesan más en tu caso, cuéntanos qué quieres construir y lo vemos contigo. En nuestro servicio de software a medida explicamos cómo trabajamos los proyectos de este tipo.

Fuentes

• Microsoft Learn, Modelos de arrendamiento para una solución multiinquilino: qué es un inquilino, el abanico de aislamiento y su coste.
• Reglamento (UE) 2016/679, artículo 28, Encargado del tratamiento: garantías suficientes, contrato, medidas de seguridad y devolución o supresión de los datos al terminar el servicio.
• Wikipedia, Cone of Uncertainty: el margen de la primera estimación, entre la cuarta parte y el cuádruple.